MENYUSUN PROPOSAL KEGIATAN
Suatu organisasi, kelompok, lembaga, instansi, atau bentuk perkumpulan yang lain, biasanya mempunyai, vivi, misi, tujuan, target, dan program tertentu yang telah dirancang, disusun, dan ditetapkan. Konsekuensi logisnya, hal-hal tersebut menuntut adanya suatu perancangan yang demikian baik demi tercapainya sasaran yang ditetapkan. Suatu visi, misi, tujuan, taget dan program sulit membawa hasil seperti yang diharapkan bila tidak dirancang dengan baik. Relevansinya, semua itu harus disertai dengan pelaksanaan yang baik pula. Oleh karena itu, menyusun rencana operasional kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan. Dalam dinamika organisasi, kelompok, lembaga, instansi atau bentuk pekumpulan yang lain, hal-hal di atas sudah merupakan bagian internal yang tidak terpisahkan dalam putaran roda aktivitas kegiatan, bahkan kesehariannya.
Pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi memerlukan perancangan yang baik demi efisiensi dan efektivitas, baik dari segi waktu maupun anggaran. Dalam kaitan ini sebelum melaksanakan bentuk kegiatan tersebut perlu disusun suatu rancangan secara keseluruhan, yang biasa disebut proposal. Proposal (nomina) merupakan rencana kegiatan yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja (KBBI, 1991: 791). Menurut John M. Echol dan Hassan Shadily, proposal (n) berarti 1) usul; lamaran; anjuran/saran; sedangkan propose (adv.) berarti 1) mengusulkan; 2) bermaksud, berniat; 3) mengemukakan; 4) menganjurkan; dan 6) menawarkan. Dari pengertian definitif ini kita dapat mengerti bahwa proposal mengandung beberapa poin sehubungan dengan pelaksanaan suatu kegiatan.
Banyak hal yang berhubungan degan pelaksanaan operasional suatu kegiatan, antara lain:
1. dasar pemikiran/latar belakang masalah;
2. landasan kegiatan/dasar kegiatan;
3. jenis kegiatan;
4. tujuan/maksud kegiatan;
5. pelaksanaan kegiatan:
5.1 hari, tanggal pelaksanaan kegiatan;
5.2 tempat diadakannya kegiatan;
5.3 waktu pelaksanaan kegiatan;
6. pelaksana kegiatan;
7. peserta kegiatan;
8. peralatan/sarana/perlengkapan kegiatan;
9. transportasi dan akomodasi;
10. dokumentasi;
11. konsumsi;
12. anggaran kegiatan:
12.1 rencana pengeluaran;
12.2 sumber dana.
13. dan lain-lain.
Sealain hal tersebut, dalam konteks kegiatan tertentu diperlukan unsur lain. Misalnya tema, aspek teknis lain semisal cara pendaftaran, persyaratan peserta, technical meeting, dewan juri, keterangan perihal piala, piagam, hadiah, atau pengahargaan.
Unsur-unsur di atas bukanlah “kartu mati”, melainkan semuanya harus disesuaikan dengan jenis kegiatan, ruang lingkup, situasi, keadaan, teknis pelaksanaan kegiatan, dan realita yang ada sehingga dari awal hingga akhir kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar, sekaligus efektif dan efisien. Beberapa di antaranya memang bersifat tetap, seperti dasar pemikiran, landasan kegiatan, tujuan, pelaksanaan, sarana, dan anggaran, namun ada juga yang sangat kondisional, misalnya transportasi, dokumentasi, konsumsi.
Semua hal tersebut memerlukan ketangguhan, kesigapan, kecermatan, ketepatan bekerja, kekompakan semua konstituen, keterbukaan/transparansi anggaran, kesabaran bersikap, kedewasaan dalam berpikir, berkata, dan berbuat, bertindak, atau berperilaku, dan kebijakan dalam mengambil keputusan.
Selamat bekerja!
KETERANGAN:
1. Dasar pemikiran:
Dasar pemikiran merupakan latar belakang yang mendasari diadakannya suatu kegiatan. Latar belakang dalam hal ini merupakan hal-hal atau peristiwa fenomenal, aktual, urgen, siginifikan, dan mendasar yang memberikan gambaran deskripsi argumentatif logis bahwa kegiatan yang akan diadakan tersebut memang layak dan perlu.
Pola penalaran yang dapat dipakai adalah deduktif – induktif. Artinya, bagian dasar pemikiran ini kita mulai dari pernyataan yang bersifat umum global universal, menuju ke hal yang bersifat nasional, lokal, bahkan sublokal atau internal, jika perlu. Berdasarkan penalaran tersebut pembaca dapat mengetahui bahwa kegiatan yang akan diadakan memang pantas diadakan dan membawa manfaat, terutama bagi peserta, meski kadang hanya bagi kalangan tertentu.
Peristiwa fenomenal merupakan peristiwa yang menggejala; bisa jadi keluar dari jalur kebiasaan atau asumsi masayarakat umum dan bersifat trend. Gambaran peristiwa atau fenomena ini perlu dikemukakan sebab di sini akan terungkap urgensitas, kemendesakan, keakuratan, aktualitas, siginifikansi, trendy, dan sumbangannya bagi kalangan tertentu, ilmu pengetahuan, hidup maupun kehidupan, hingga tak perlu diragukan lagi.
Secara struktural bagian ini sedikitnya terdiri atas tiga paragraf. Paragraf pertama mengemukakan pernyataan umum, bisa universal/global, dikembangkan dengan pola deskripsi yang baik, menuju ke hal yang bersifat nasional, dan ke lokal pada paragraf berikutnya. Sedangkan paragraf ketiga berisi pernyataan yang kondisional sublokal atau intern sehubungan dengan fenomena di atas sehingga akhirnya membawa pembaca ke arah kesimpulan bahwa kegiatan tersebut perlu dan layak diadakan.
2. Landasan kegiatan
Landasan kegiatan merupakan bagian proposal berupa asas fundamental yang mendasari diadakannya suatu kegiatan, ditinjau dari segi legalitas dan yuridisnya. Oleh karena itu, landasan kegiatan ini dapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: 1) landasan idiil; 2) landasan konstitusional; dan 3) landasan operasional. Dalam versi negara kita landasan idiil adalah Pancasila, dan landasan konstitusional adalah UUD 1945. Sedangkan landasan operasionalnya adalah asas-asas hukum yang mendasari atau memberi legitimasi legalisasi diadakannya suatu kegiatan. Misalnya surat keputusan, hasil rapat, program kerja, dan lain-lain.
3. Tujuan kegiatan
Tujuan kergiatan dalam proposal merupakan bagian yang beririsi perincian maksud dan sasaran (hasil) yang akan dicapai melalui suatu kegiatan. Dalam hal ini perlu diperhatikan subjeknya dan apa yang dilakukannya. Sangat mungkin saja tujuan kegiatan lebih dari satu, baik subjek maupun sasarannya. Makanya, perlu dibuat suatu skala prioritas dari tujuan tersebut sebagaimana urutan kepentingan dan nonomornya.
4. Pelaksanaan kegiatan
Bagian ini bersisi keterangan operasional kegiatan. Keterangan tersebut dapat berupa:
4.1 hari, tanggal;
4.2 waktu à berisi keterangan waktu, dari mulai hingga selesai pukul berapa?;
4.3 Tempat àbersisi keterangan ruang, tempat, atau lokasi diadakannya kegiatan tersebut;
4.4 Jadwal kegiatan à berisi rincian jadwal per satuan waktu beserta kegiatannya, disertai dengan perincian seluruh konstituen atau pihak yang terlibat.
5. Pelaksana
Bagian ini berisi keterangan pihak yang menyelenggarakan, mengoordinasi, dan bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Biasanya disebut panitia. Secara struktural panitia terdiri atas beberapa pihak, ketua, wakil ketua, sekretaris, wakil sekretaris, bendahara, wakil bendahara, dan seksi-seksi yang relevan dengan kegiatan tersebut. Misalnya, seksi pendaftaran, seksi usaha, seksi pameran, seksi penjurian, seksi dokumentasi, seksi publikasi, seksi konsumsi, seksi perlengakapan, seksi transportasi, seksi keamanan, seksi akomodasi, seksi acara, seksi hiburan, dan lain-lain. Selain hal tersebut sering ditulis juga penasihat, penanggung jawab, koordinator, pembimbing, dan lain-lain. Susunan kepanitiaan biasanya dilampirkan.
6. Peserta
Bagian ini diisi dengan keterangan subjek yang akan menjadi pelaku kegiatan tersebut. Dalam hal ini perlu dituliskan spesifikasinya, misalnya tingkat pendidikan, ruang lingkupnya, dan jumlahnya. Jika pesertanya sudah jelas tentang spesifikasi dan jumlahnya, kita dapat melampirkan nama-nama dan atributnya, misalnya untuk studi wisata.
7. Sarana
Bagian ini diiisi dengan keterangan tentang peralatan ataupun perlengakapan yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Misalnya festival band memerlukan alat antara lain 3 buah gitar, perangkat drum, sound system, panggung dan dekorasi.
8. Transportasi, akomodasi, dan dokumentasi
Bagian ini berisi ketrangan sarana angkutan yang digunakan, misalnya kunjungan wisata ke luar kota, outwar bound montainering, bakti sosial ke luar kota, atau yang lain. Akomodasi berkaitan dengan keperluan yang bersifat situasional dan kondisional, misalnya penginapan saat berkunjung ke luar kota. Sedangkan dokumentasi umumnya berkaitan dengan sarana fotografi atau rekaman gambar, misalnya film, kamera, dan handycam. Keterangan tersebut diperincikan dengan jelas, terutama relevansinya dengan penentuan anggaran secara keseluruhan.
9. Anggaran
Bagian ini berisi keterangan rancangan pengeluaran dan sumber dana untuk kegiatan (debet- kredit). Keterangan yang dibuat menyangkut seluruh keperluan keuangan dari setiap bagian kegiatan, baik keperluan administrasi, sarana, transpotasi, akomodasi, konsumsi, dokumentasi, maupun unsur yang lain. Semuanya harus diperincikan rancangannya secara lengkap serta keterangan jumlah yang jelas disertai peruntukannya. Dalam sumber dana diberi keterangan asal perolehan keuangan, misalnya anggaran per seksi dalam program tahunan, serta sponsor, jika ada. Semuanya harus bisa dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti pemakiannya.
Sebagaimana telah dikatakan di atas, beberapa unsur perlu diberi perincian secara jelas dan ditaruh dalam lampiran. Hal ini disusun sesuai dengan keperluan dan demi kejelasan kegiatan. Semua itu bermanfaat dalam teknis operasional kegiatan sehingga terjalin koordinasi yang baik antarpihak yang terlibat di dalamnya. Di sisi lain panitia perlu membuat rincian tugas (job description) setiap pihak yang dilibatkan, terutama berkaitan dengan tugas dan kewajibannya
Henry Ford pernah mengatakan, “Datang bersama adalah sduatu permulaan. Tetaplah bersama adalah suatu kemajuan. Kerja bersama adalah kesuksesan”.
--------------
tt/240902/skrj
