PROPOSAL KEGIATAN

MENYUSUN PROPOSAL KEGIATAN

Suatu organisasi, kelompok, lembaga, instansi, atau bentuk perkumpulan yang lain, biasanya mempunyai, vivi, misi, tujuan, target, dan program tertentu yang telah dirancang, disusun, dan ditetapkan. Konsekuensi logisnya, hal-hal tersebut menuntut adanya suatu perancangan yang demikian baik demi tercapainya sasaran yang ditetapkan. Suatu visi, misi, tujuan, taget dan program sulit membawa hasil seperti yang diharapkan bila tidak dirancang dengan baik. Relevansinya, semua itu harus disertai dengan pelaksanaan yang baik pula. Oleh karena itu, menyusun rencana operasional kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan. Dalam dinamika organisasi, kelompok, lembaga, instansi atau bentuk pekumpulan yang lain, hal-hal di atas sudah merupakan bagian internal yang tidak terpisahkan dalam putaran roda aktivitas kegiatan, bahkan kesehariannya.

Pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi memerlukan perancangan yang baik demi efisiensi dan efektivitas, baik dari segi waktu maupun anggaran. Dalam kaitan ini sebelum melaksanakan bentuk kegiatan tersebut perlu disusun suatu rancangan secara keseluruhan, yang biasa disebut proposal. Proposal (nomina) merupakan rencana kegiatan yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja (KBBI, 1991: 791). Menurut John M. Echol dan Hassan Shadily, proposal (n) berarti 1) usul; lamaran; anjuran/saran; sedangkan propose (adv.) berarti 1) mengusulkan; 2) bermaksud, berniat; 3) mengemukakan; 4) menganjurkan; dan 6) menawarkan. Dari pengertian definitif ini kita dapat mengerti bahwa proposal mengandung beberapa poin sehubungan dengan pelaksanaan suatu kegiatan.

Banyak hal yang berhubungan degan pelaksanaan operasional suatu kegiatan, antara lain:

1. dasar pemikiran/latar belakang masalah;

2. landasan kegiatan/dasar kegiatan;

3. jenis kegiatan;

4. tujuan/maksud kegiatan;

5. pelaksanaan kegiatan:

5.1 hari, tanggal pelaksanaan kegiatan;

5.2 tempat diadakannya kegiatan;

5.3 waktu pelaksanaan kegiatan;

6. pelaksana kegiatan;

7. peserta kegiatan;

8. peralatan/sarana/perlengkapan kegiatan;

9. transportasi dan akomodasi;

10. dokumentasi;

11. konsumsi;

12. anggaran kegiatan:

12.1 rencana pengeluaran;

12.2 sumber dana.

13. dan lain-lain.

Sealain hal tersebut, dalam konteks kegiatan tertentu diperlukan unsur lain. Misalnya tema, aspek teknis lain semisal cara pendaftaran, persyaratan peserta, technical meeting, dewan juri, keterangan perihal piala, piagam, hadiah, atau pengahargaan.

Unsur-unsur di atas bukanlah “kartu mati”, melainkan semuanya harus disesuaikan dengan jenis kegiatan, ruang lingkup, situasi, keadaan, teknis pelaksanaan kegiatan, dan realita yang ada sehingga dari awal hingga akhir kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar, sekaligus efektif dan efisien. Beberapa di antaranya memang bersifat tetap, seperti dasar pemikiran, landasan kegiatan, tujuan, pelaksanaan, sarana, dan anggaran, namun ada juga yang sangat kondisional, misalnya transportasi, dokumentasi, konsumsi.

Semua hal tersebut memerlukan ketangguhan, kesigapan, kecermatan, ketepatan bekerja, kekompakan semua konstituen, keterbukaan/transparansi anggaran, kesabaran bersikap, kedewasaan dalam berpikir, berkata, dan berbuat, bertindak, atau berperilaku, dan kebijakan dalam mengambil keputusan.

Selamat bekerja!

KETERANGAN:

1. Dasar pemikiran:

Dasar pemikiran merupakan latar belakang yang mendasari diadakannya suatu kegiatan. Latar belakang dalam hal ini merupakan hal-hal atau peristiwa fenomenal, aktual, urgen, siginifikan, dan mendasar yang memberikan gambaran deskripsi argumentatif logis bahwa kegiatan yang akan diadakan tersebut memang layak dan perlu.

Pola penalaran yang dapat dipakai adalah deduktif – induktif. Artinya, bagian dasar pemikiran ini kita mulai dari pernyataan yang bersifat umum global universal, menuju ke hal yang bersifat nasional, lokal, bahkan sublokal atau internal, jika perlu. Berdasarkan penalaran tersebut pembaca dapat mengetahui bahwa kegiatan yang akan diadakan memang pantas diadakan dan membawa manfaat, terutama bagi peserta, meski kadang hanya bagi kalangan tertentu.

Peristiwa fenomenal merupakan peristiwa yang menggejala; bisa jadi keluar dari jalur kebiasaan atau asumsi masayarakat umum dan bersifat trend. Gambaran peristiwa atau fenomena ini perlu dikemukakan sebab di sini akan terungkap urgensitas, kemendesakan, keakuratan, aktualitas, siginifikansi, trendy, dan sumbangannya bagi kalangan tertentu, ilmu pengetahuan, hidup maupun kehidupan, hingga tak perlu diragukan lagi.

Secara struktural bagian ini sedikitnya terdiri atas tiga paragraf. Paragraf pertama mengemukakan pernyataan umum, bisa universal/global, dikembangkan dengan pola deskripsi yang baik, menuju ke hal yang bersifat nasional, dan ke lokal pada paragraf berikutnya. Sedangkan paragraf ketiga berisi pernyataan yang kondisional sublokal atau intern sehubungan dengan fenomena di atas sehingga akhirnya membawa pembaca ke arah kesimpulan bahwa kegiatan tersebut perlu dan layak diadakan.

2. Landasan kegiatan

Landasan kegiatan merupakan bagian proposal berupa asas fundamental yang mendasari diadakannya suatu kegiatan, ditinjau dari segi legalitas dan yuridisnya. Oleh karena itu, landasan kegiatan ini dapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: 1) landasan idiil; 2) landasan konstitusional; dan 3) landasan operasional. Dalam versi negara kita landasan idiil adalah Pancasila, dan landasan konstitusional adalah UUD 1945. Sedangkan landasan operasionalnya adalah asas-asas hukum yang mendasari atau memberi legitimasi legalisasi diadakannya suatu kegiatan. Misalnya surat keputusan, hasil rapat, program kerja, dan lain-lain.

3. Tujuan kegiatan

Tujuan kergiatan dalam proposal merupakan bagian yang beririsi perincian maksud dan sasaran (hasil) yang akan dicapai melalui suatu kegiatan. Dalam hal ini perlu diperhatikan subjeknya dan apa yang dilakukannya. Sangat mungkin saja tujuan kegiatan lebih dari satu, baik subjek maupun sasarannya. Makanya, perlu dibuat suatu skala prioritas dari tujuan tersebut sebagaimana urutan kepentingan dan nonomornya.

4. Pelaksanaan kegiatan

Bagian ini bersisi keterangan operasional kegiatan. Keterangan tersebut dapat berupa:

4.1 hari, tanggal;

4.2 waktu à berisi keterangan waktu, dari mulai hingga selesai pukul berapa?;

4.3 Tempat àbersisi keterangan ruang, tempat, atau lokasi diadakannya kegiatan tersebut;

4.4 Jadwal kegiatan à berisi rincian jadwal per satuan waktu beserta kegiatannya, disertai dengan perincian seluruh konstituen atau pihak yang terlibat.

5. Pelaksana

Bagian ini berisi keterangan pihak yang menyelenggarakan, mengoordinasi, dan bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Biasanya disebut panitia. Secara struktural panitia terdiri atas beberapa pihak, ketua, wakil ketua, sekretaris, wakil sekretaris, bendahara, wakil bendahara, dan seksi-seksi yang relevan dengan kegiatan tersebut. Misalnya, seksi pendaftaran, seksi usaha, seksi pameran, seksi penjurian, seksi dokumentasi, seksi publikasi, seksi konsumsi, seksi perlengakapan, seksi transportasi, seksi keamanan, seksi akomodasi, seksi acara, seksi hiburan, dan lain-lain. Selain hal tersebut sering ditulis juga penasihat, penanggung jawab, koordinator, pembimbing, dan lain-lain. Susunan kepanitiaan biasanya dilampirkan.

6. Peserta

Bagian ini diisi dengan keterangan subjek yang akan menjadi pelaku kegiatan tersebut. Dalam hal ini perlu dituliskan spesifikasinya, misalnya tingkat pendidikan, ruang lingkupnya, dan jumlahnya. Jika pesertanya sudah jelas tentang spesifikasi dan jumlahnya, kita dapat melampirkan nama-nama dan atributnya, misalnya untuk studi wisata.

7. Sarana

Bagian ini diiisi dengan keterangan tentang peralatan ataupun perlengakapan yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Misalnya festival band memerlukan alat antara lain 3 buah gitar, perangkat drum, sound system, panggung dan dekorasi.

8. Transportasi, akomodasi, dan dokumentasi

Bagian ini berisi ketrangan sarana angkutan yang digunakan, misalnya kunjungan wisata ke luar kota, outwar bound montainering, bakti sosial ke luar kota, atau yang lain. Akomodasi berkaitan dengan keperluan yang bersifat situasional dan kondisional, misalnya penginapan saat berkunjung ke luar kota. Sedangkan dokumentasi umumnya berkaitan dengan sarana fotografi atau rekaman gambar, misalnya film, kamera, dan handycam. Keterangan tersebut diperincikan dengan jelas, terutama relevansinya dengan penentuan anggaran secara keseluruhan.

9. Anggaran

Bagian ini berisi keterangan rancangan pengeluaran dan sumber dana untuk kegiatan (debet- kredit). Keterangan yang dibuat menyangkut seluruh keperluan keuangan dari setiap bagian kegiatan, baik keperluan administrasi, sarana, transpotasi, akomodasi, konsumsi, dokumentasi, maupun unsur yang lain. Semuanya harus diperincikan rancangannya secara lengkap serta keterangan jumlah yang jelas disertai peruntukannya. Dalam sumber dana diberi keterangan asal perolehan keuangan, misalnya anggaran per seksi dalam program tahunan, serta sponsor, jika ada. Semuanya harus bisa dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti pemakiannya.

Sebagaimana telah dikatakan di atas, beberapa unsur perlu diberi perincian secara jelas dan ditaruh dalam lampiran. Hal ini disusun sesuai dengan keperluan dan demi kejelasan kegiatan. Semua itu bermanfaat dalam teknis operasional kegiatan sehingga terjalin koordinasi yang baik antarpihak yang terlibat di dalamnya. Di sisi lain panitia perlu membuat rincian tugas (job description) setiap pihak yang dilibatkan, terutama berkaitan dengan tugas dan kewajibannya

Henry Ford pernah mengatakan, “Datang bersama adalah sduatu permulaan. Tetaplah bersama adalah suatu kemajuan. Kerja bersama adalah kesuksesan”.

--------------

tt/100523/skrj

CONTOH PROPOSAL LOMBA MAJALAH DINDING

PROPOSAL LOMBA MAJALAH DINDING
ANTAR SLTP SE-KOTAMADYA PALEMBANG

1. Dasar Pemikiran :
Perkembangan dunia dewasa ini yang telah memasuki era globalisasi dalam mobilitas yang semakin kompetitif dan bervariatif , baik teknologi maupun ilmu pengetahuan, telah memacu manusia untuk semakin mengggali dan mengembangkan segala potensi yang ada pada dirinya. Upaya penggalian dan pengembangan potensi sumber daya manusia ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan di masa sekarang dan masa mendatang.
Dalam konteks ini, keberadaan era teknologi komunikasi tidak dapat dibendung lagi sehingga masyarakat dibanjiri dengan berbagai macam informasi dan alat – alat canggih. Dalam waktu serba cepat semua terasa cepat dan mudah didapat. Konsekunesi logisnya, hal ini membawa dampak positif maupun negatif bagi masyarakat, termasuk di dalamnya bagi para pelajar.
Fenomena yangh semakin terlihat di kalangan pelajar adalah adanya gejala ingin memperoleh informasi dalam waktu cepat dan isntan. Segala kemudahan yang diterima justru membuat semaki n menipisnya semangat daya juang dan bekerja keras. Akibatnya, dalam mengerjakan suatu tugas , generasi muda cenderung bersikap praktis pragmatis yang mengakibatkan adanya hasil yang tak maksimal dari potensi yang mereka miliki.
Di sisi lain, para pelajar memerlukan tempat penampungan penuangan gagasan, ide, dan kreativitas yang mencerminkan perwujudan ekespresi jati diri seirama perkembangan psikologi menuju ke arah pendewasaannya. Berdasarkan hal tersebut, OSIS/PPSK SMU XAVERIUS 1 memandang perlu diadakan Lomba Majalah Dinding tingkat SLTP Kota Palembang.

2. Nama kegiatan: LOMBA MAJALAH DINDING TINGKAT SLTP
SE- KOTA PALEMBANG 2003

3. Landasan Kegiatan :
2.1 .Program Pengurus OSIS / PPSK SMU Xaverius 1 2002/2003 Seksi 6
2.2 .Hasil rapat pengurus OSIS / PPSK SMU Xaverius 1 tanggal 6 Maret 2003.

4. Maksud dan Tujuan :
Kegiatan ini diadakan dengan tujuan:
4.1 Menyalurkan kreativitas dan imajinasi siswa/-i SLTP Kota Palembang;
4.2 Meningkatkan semangat juang siswa/-i SLTP untuk berusaha secara maksimal;
4.3 Mengembangkan sikap kerjasama siswa/-i SLTP dalam kerja kelompok;
4.4 Menambah pengetahuan dan wawasan tentang berbagai informasi dari berbagai sumber
serta sikap selektif;
4.5 Memperingati Hari Pendidikan Nasional 2003.
4.6 Mempererat hubungan antarpelajar SLTP Kota Palembang.

5. TEMA :
“ Pergerakan Wanita dalam Pendidikan Nasional “

6. Pelaksanaan :
Kegiatan ini dilaksanakan pada:
6.1. Hari, Tanggal : Minggu, 27 April 2003;
6.2. Waktu : Pukul 09.00 s.d. selesai;
6.3. Tempat : SMU XAVERIUS 1
Jalan Bangau No. 60 Palembang 30113
Telp. ( 0711) – 358005
Susunan acara terlampir ( Lampiran I ).

7. Penyelenggara :
Panitia Lomba Mading 2003 SMU XAVERIUS 1.
Susunan panitia terlampir (Lampiran II)

8. Sasaran Peserta :
Siswa – siswi SLTP Se- Kota Palembang. Persyaratan peserta dan format majalah dinding terlampir. ( Lampiran III )

9. Pendaftaran Peserta :
9.1 Pendaftaran Lomba Majalah Dinding 2003 diadakan pada 7-24 April 2003, setiap hari sekolah, pukul 07.00 – 12.00 di Sekratariat Kesiswaaan Lomba Mading 2003 SMU Xaverius , Jln. Bangau 60, Telp. (0711) 358005;
9.2 Pendaftaran ulang dilakukan ketika peserta tiba di tempat perlobambaan pada hari pelaksanaan sebelum acara dimulai.

10. Rencana Anggaran :
10.1 Rencana Pengeluaran : Rp.3.532.000,00
10.2 Sumber dana :
10.2.1 Anggaran OSIS/PPSK SMU Xaverius 1 2002/2003;
10.2.2 Sponsor /Donatur.
Rincian Anggaran terlampir ( Lampiran IV )

11. Penutup :
Demikian proposal ini dibuat untuk digunakan dan dipedomani sebagaimana mestinya . Atas perhatiannya dan kerja sama yang baik kami ucapkan terima kasih.



Hormat Kami,




Metarisa P.D. Maria Indah
Ketua Pelaksana Sekretaris




Yudhistira Mulyadi
Ketua OSIS / PPSK




Mengetahui,




Tumpal Sihotang R. Himawan Pancaka
Wakasek Bidang Kesiswaan Pembina OSIS/PPSK Seksi 6


Menyetujui,
Kepala SMU Xaverius 1




Drs. I. Sukendro
NIP.131609186















Lampiran I

SUSUNAN ACARA LOMBA MADING 2003
ANTARSLTP SE- KOTA PALEMBANG

Rencana kegiatan Minggu, 27 April 2003
No
Pukul
Tempat
Kegiatan
Koordinator
Keterangan
1.
08.30-09.00
Depan gerbang pintu masuk SMU Xaverius 1
Pendaftaran ulang
OSIS PPSK

2.
09.00-09.20
Ruang sidang lt.3
Pembukaan
1.Doa pembukaan
2.laporan ketua pelaksana
3.Sambutan Kepala Sekolah

-ibu Ludovita
-Metarisa


-Bp Sukendro
-sekaligus pembukaan lomba mading
-pembagian snack
3.
09.30-1130
Ruang kelas lt.1 dan 2
Pelaksanaan lomba
OSIS PPSK
-istirahat makan siang

4.

5.
11.30-13.00

13.00-s.d selesai
Ruang sidang lt.2
Ruang sidang lt.3

Penjurian

-hasil penjurian
-pembagian hadiah
-penutup
(doa)
- Ketua juri



-Pak Tumpal
- Ibu Ludovita
-Pak Eduard
1.Bu Nengah
2.Sir Agus
3.Bu Deasi
4.Pak Eka




Lampiran II
SUSUNAN PANITIA
LOMBA MADING 2003 SMU XAVERIUS 1
ANTAR SLTP SE- KOTAMADYA PALEMBANG

1. Penasihat : Rektor SMU Xaverius 1 Palembang
Romo F.X. Kusmayadi, SCJ

2. Pelindung : Kepala SMU Xaverius 1 Palembang
Drs. I . Sukendro

3. Penanggung jawab : 1. Wakasek Kesiswaan
F.X. Tumpal Sihotang, S.H., S.Pd.
2. Wakasek Kurikulum
Drs. Kasdi Haryanta
3. Wakasek Sarana Prasarana
Dra. Lucia Chia
4. Wakasek Hubungan Masyarakat
Y. S. Eka Hadi Lelana,B.A.

4. Koordinator Pelaksana : R. Himawan Pancaka, S.Si.
5. Ketua Pelaksana : Metarisa P.D
6. Sekretaris : Maria Indah
7. Bendahara : Diky Irawan

8. TIM JURI
1. M. Ngatimin , S.Pd.
2. Dra. Nengah Sumarthi
3. Deasy M. Panjaitan, S.Pd.
4. Drs. A. Eduard Bastomi
5. Agus Susanto, Spd.
6. Drs.Ekaristiyono

9.Seksi – Seksi :

9.1. Kesekretariatan dan Pendaftaran :
9.1.1 Ludovika Endang Sulastri
9.1.2 Adrian
9.1.3.Maria Indah
9.1.4.Metarisa P.D.

9.2. Seksi Sound System :
9.2.1 Antonius Sujarwo
9.2.2 Danang Riyanto
9.2.3 Selamat Kasyani
9.2.4 Pengurus OSIS / PPSK SMU Xaverius 1 2002/2003

9.3. Pembantu Umum :
9.3.1 Ign. Marsudi
9.3.2 Antonius Pujiyoto
9.3.3 F. Sakijo
9.3.4 Marsudi
9.3.5 Budiono
9.3.6 Aidil Fitri

9.4. Seksi Transportasi :
9.4.1 Albertus Tirta
9.4.2. Y. Simpar

9.5. Seksi Konsumsi :
9.5.1. Maria Virginia
9.5.2. Lucia Sri Hayati
9.5.3. Pengurus OSIS / PPSK

9.6. Seksi Dokumentasi dan Publikasi :
9.6.1. OSIS / PPSK SMU Xaverius 1 + Redaksi GITA

9.7. Parkir dan Keamanan
9.7.1. Nardi Salim
9.7.2. Petugas Satpam










Lampiran III
SYARAT PESERTA, SYARAT MADING
DAN KRITERIA PENILAIAN MADING
LOMBA MADING 2003 SMU XAVERIUS 1
ANTAR SLTP SE- KOTA PALEMBANG
1. Persyaratan Peserta :
1.1. Peserta adalah utusan dari SLTP masing – masing;
1.2. Tiap sekolah hanya boleh mengirimkan 1 perwakilan terdiri atas 5 (lima) orang;
1.3. Isi majalah dinding tidak boleh menyimpang dari tema yang telah ditentukan;
1.4. Peserta lomba masih tercatat sebagai pelajar SLTP di Kota Palembang;
1.5. Peserta lomba wajib mengisi formulir pendaftaran lengkap dengan data diri siswa;
1.6. Formulir pendaftaran harus dilegalisasi oleh kepala sekolah
2. Persyaratan Mading:
2.1 Naskah majalah dinding dapat dibuat di sekolah masing-masing;
2.2 Pada pelaksanaan lomba peserta tinggal menyusun dan menempelkan di kertas dasar;
2.3 Ukuran luas majalah: 110 X 100 cm (kertas kajang);
2.2 Kertas dasar majalah adalah karton dupleks hitam dan diberi alas kayu/tripleks sehingga mading dapat berdiri tegak dan jelas;
2.3 Mading yang telah selesai dikerjakan di tempat lomba harap dilapisi plastik transparan;
2.4. Isi mading memuat rubrik sebagai berikut :
2.4.1 Judul/nama
2.4.2 Staf redaksi
2.4.3 Tajuk rencana
2.4.4 Artikel
2.4.5 Cerpen
2.4.6 Puisi
2.4.7 Berita aktual
2.4.8 Profil (tokoh/ilmuwan)
2.4.9 Fokus Utama
2.4.10 Karikatur
2.4.11 Tips
2.4.12 Humor
2.4.13 Pojok
2.4.14 dll.;
2.5. Naskah rubrik-rubrik ditulis tangan;
2.6. Peserta membawa peralatan sendiri beserta naskah rubrik yang telah disiapkan dari sekolah masing-masing;
: Asal tahu saja:
v Bebas uang pendaftaran
v Setiap peserta yang ikut berpartisispasi dalam Lomba
v Mading ini berhak mendapatkan piagam
v Setiap peserta mendapatkan snack beserta 1 guru pembimbing
v Pemenang mendapatkan piala dan hadiah
v Juara 1 mendapatkan tropi bergilir

3. Kriteria Penilaian :
3.1. Bahasa
3.2. Format.
3.3. Isi
3.4 Kerapian
3.5 Menggunakan tulisan tangan
4.Keterangan:
6.1 Panitia tidak menyiapkan makan siang
6.2 Mading yang tidak memenuhi persyaratan akan diskualifikasi
6.3 Pada waktu pendaftaran ulang peserta harus membawa tanda bukti peserta
6.4 Selama perlombaan peserta diwajibkan menjaga ketertiban dan dilarang membuat keributan
6.5 Bila ada sesuatu yang kurang jelas bisa menghubungi atau bertanya langsung kepada panitia pendaftaran di Ruang Kesiswaan SMU Xaverius 1;


















Lampiran IV
RENCANA ANGGARAN
LOMBA MAJALAH DINDING 2003
ANTAR SLTP SE- KOTAMADYA PALEMBANG
1. Jumlaj peserta yang diundang: 50 SLTP di Kota Palembang
2. Konsumsi :
2.1 Snack
2.1.1 Peserta = @ Rp.2.500,00 X 300 = Rp 750.000,00
2.1.2 Panitia + guru pembimbing + juri = @ Rp. 2500 X 100 = Rp 250.000,00
2.2 Makan Siang
2.2.1 Panitia dan Juri = @Rp.6000,00 X 100 = Rp. 600.000,00
2.2.2 Minuman = @Rp11.000,00 X 12 = Rp. 132.000,00
3. Piagam = @Rp.2500,00 X 250 = Rp. 625.000,00
4. Trophi Bergilir = Rp. 250.000,00
5. Piala juara 1,2,3 = Rp. 100.000,00
7.Kartu peserta @Rp 2000,00 X 50 = Rp. 100.000,00
8. Kartu Panitia @Rp 2000,00 X 50 = Rp. 100.000,00
9. Sekretariat = Rp. 100.000,00
10.Dokumentasi OSIS = Rp. 100.000,00
11.Pos dan surat = Rp. 100.000,00
12.Hadiah:
Juara 1 : Rp 150.000,00
Juara 2 : Rp 100.000,00
Juara 3 : Rp 75.000,00
Rp 325.000,00

Jumlah =Rp.3.532.000,00

Contoh Proposal Sederhana

PROPOSAL EKSPO PERGURUAN TINGGI 2009
SMA XAVERIUS 1 PALEMBANG
18 – 19 JANUARI 2009

I. LATAR BELAKANG

Memasuki perkembangan abad XI selaras dengan kemajuan dunia teknologi informasi, dunia terasakan dunia semakin menyempit dan kian mengglobal dalam konteks peradaban teknologi. Demikian pula halnya dengan informasi dalam dunia pendidikan, kian hari semakin terasa amat menyeluruh dan kompleks, terutama selaras dengan kompleksitas jenjang dan jenisnya. Begitupun halnya dengan perguruan tinggi yang ada di dunia ini, seolah terpaparkan semakin majemuk dalam aneka ragam jenis perguruan tinggi dan spesifikasi fakultas serta jurusan. Semua yang ditawarkan dalam profil perguruan tinggi terasa seolah amat menjanjikan dan memberikan gambaran masa depan lebih baik.

Dalam kompleksitas jenis dan spesifikasi perguruan tinggi beserta fakultas dan jurusannya justru seringkali membuat seorang tamatan sekolah menengah mengalami kebingungan untuk menentukan pilihan jenis dan spesifikasi pendidikan perguruan tingginya demi masa depan yang diperjuangkan. Keanekaragaman yang ditawarkan justru semakin membuat siswa tamatan sekolah menengah mengalami keraguan tatkala harus memilih. Oleh sebab itu, kejelasan informasi tentang suatu perguruan tinggi amat diperlukan sehingga memberikan gambaran idealisme profesi dan masa depan kepada pembelajar, yang bermanfaat dalam memberikan motivasi dan semangat menempuh dan berjuang demi masa depan.

Perkembangan kemajuan pendidikan di Sumatera Selatan, khususnya di Kota Palembang yang semakin mengglobal perlu mendapat perhatian khusus secara positif, antisipatif, prediktif, preventif, edukatif, dan multidimensional, baik untuk jati diri secara perseorangan, bangsa, dan negara.

Dalam rangka mengantisipasi dan menyikapi kondisi di atas dirasakan amat perlu diberikan informasi dan gambaran profil secara lengkap kepada para siswa dan masyarakat tentang gambaran masa depan yang akan dimasuki serta kondisi realistis dunia semakin mengglobal yang terus berkembang secara kompetitif. Kondisi semacan ini akan memberikan peluang ke arah kesadaran jenis profesi yang semakin kompetitif antargenerasi muda, baik secara lokal, nasional, maupun internasional. Oleh sebab itu, perlu diadakan kegiatan yang bersifat memaparkan kejelasan arah, merangsang, memicu, dan memberikan peluang kepada generasi muda untuk lebih belajar berjuang, bersaing, bekerja sama, dan bersikap sportif.

Menyikapi kondisi semacam itu SMA Xaverius 1 Palembang bermaksud mengadakan Ekspo Perguruan Tinggi 2009 kepada para generasi muda, khususnya siswa sekolah menengah kota Palembang untuk menambah cakrawala pengetahuan dan informasinya tentang perguruan tinggi, baik negeri amupun swasta nasional maupun internasional sehingga dapat membina hari depan dengan lebih baik.


II. LANDASAN KEGIATAN:

2.1 Program Kerja SMA Xaverius 1 Palembang, tahun 2008/2009.
2.2 Keputusan Rapat Staf Pimpinan SMA Xaverius 1 Palembang, tanggal 23 Oktober 2008
2.3 Keputusan Rapat Dewan Guru SMA Xaverius 1 Palembang, tanggal, 25 Oktober 2008.


III. TUJUAN KEGIATAN:

Kegiatan Ekspo Perguruan Tinggi 2009 diadakan dengan tujuan:

3.1 Memberikan peluang kepada pelajar sekolah menengah di lingkungan Kota Palembang untuk mengetahui berbagai informasi tentang kehidupan dan lekuk liku Perguruan Tinggi demi masa depan mereka.
3.2 Memberikan informasi perkembangan dunia Perguruan Tinggi dan dinamika bentuk-bentuk pelayanan pembelajarannya.
3.3 Memberikan bimbingan kepada generasi muda untuk menentukan pilihan fakultas, jurusan, dan Perguruan Tinggi yang tepat demi pengembangan kompetensi dan masa depan
3.4 Membantu orang tua dalam memberikan bimbingan kepada anak-anaknya dalam menentukan fakultas, jurusan, dan Perguruan Tinggi yang tepat
3.5 Memberi peluang kepada generasi muda pelajar Kota Palembang mengamati sumber-sumber pembelajaran agar tepat menentukan pilihan sesuai dengan standar kompetensi kelulusan yang berlaku.
3.6 Memberikan dorongan kepada generasi muda menentukan sikap serta memperoleh bimbingan yang tepat dari perguruan tinggi yang sesuai dengan telenta, kompetensi, dan prospeknya.


IV. SASARAN KEGIATAN:

4.1 Generasi muda Indonesia, khususnya pelajar sekolah menengah atas umum maupun kejuruan se-Kota Palembang.
4.2 Para orang tua siswa
4.3 Masyarakat Kota Palembang, Sumatera Selatan, dan sekitarnya.

V. JENIS KEGIATAN:

5.1 Eksposisi Perguruan-Perguruan Tinggi, baik nasional maupun internasional, berasal dari Sumatera, Jawa , Singapura, Malaysia, Taiwan, Korea, Cina, Australia, Selandia Baru, Swis, Belanda, Jerman, dan Amerika Serikat;
5.2 Penyuluhan tentang fakultas dan jurusan serta prospeknya oleh perguruan-perguruan tinggi bersangkutan yang ditawarkan melalui program pelayanan pembelajaran;
5.3 Tes Seleksi calon mahasiswa oleh perguruan tinggi yang bersangkutan dalam waktu yang terjadwal;
5.4 Pameran Buku oleh beberapa penerbir buku media pembelajaran.


VI. PELAKSANA:

Panitia Ekspo Perguruan Tinggi 2008/2009 SMA Xaverius 1 Palembang.
Susunan Panitia terlampir ( Lampiran 1 ).

VII. PESERTA

Perguruan tinggi dari dalam dan luar negeri, baik negeri maupun sawsta, kurang lebih sekitar 50 perguruan tinggi.
Prosedur Kerja Sama dan Tata Tertib terlampir (Lampiran 1I)

VIII. TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN:

7.1 Waktu : Jumat – Sabtu. Tanggal 18 – 19 Januari 2009. Pukul 07.00-16.00
7.2 Tempat : Gedung Fransiskus Lantai II, III. Gedung Markus Lantai I, II, III, Gedung Matius Lantai I, II, III SMA Xaverius 1 Palembang.
Rancangan Kegiatan terlampir (Lampiran III)

Rancangan Denah Ruang, tempat, waktu kegiatan terlampir ( Lampiran IV )


IX. SARANA KEGIATAN:

9.1 Tempat dan Ruangan dalam Gedung Fransiskus, Gedung Markus, Gedung Matius, Gedung Paulus, Gedung Lukas; Lantai I, II, III, dan IV. Rincian penggunaan ruang terlampir ( Lampiran V).
9.2 Perangkat sound system pengendali dari kantor pusat kegiatan.
9.3 Hot spot untuk layanan publikasi melalui sarana multimedia
9.4 Video klip, foto, serta media cetak (borsur, leaflet, buku mini profil perguruan tinggi, dan lain-lain).


X. ANGGARAN:

9.1 Rencana Pengeluaran Rp. 50. 000.000,00
9.2 Rencana Pemasukan Rp. 50.000.000,00
Rincian anggaran terlampir (Lampiran VI)


XI. PENUTUP

Demikian proposal ini disusun dengan pertimbangan dapat dipedomani dan digunakan sebagaimana mestinya. Terima kasih kepada semua pihak yang telah menjalin kerja baik dengan SMA Xaverius 1 Palembang hingga kini maupun masa yang akan datang..



Palembang, Oktober 2008


Panitia Ekspo Perguruan Tinggi






R.B.M. Sutartomo, B.A. Drs. Kasdi Haryanta
Ketua Sekretaris


Mengetahui






Drs. Y. Susilo Andreas Sarjono
Kepala Sekolah Ketua Komite Peduli Pendidikan
SMA Xaverius 1 Palembang


YAYASAN XAVERIUS PALEMBANG
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) XAVERIUS 1
STATUS : DISAMAKAN
Jalan Bangau No.60/1258 Palembang – 30113
(0711)358005,Fax:(0711)373061Email:sma_xav1@telkom.net

Lampiran I

PANITIA EKSPO PERGURUAN TINGGI
Tahun 2008/2009
SMA Xaverius 1 Palembang


1. Pelindung : Ketua Dewan Pengurus Yayasan Xaverius Palembang
Y.A.M. Fridho Mulya, SCJ
2. Penasihat : Rektor SMA Xaverius 1 Palembang
Titus , SCJ
3. Penanggung Jawab : Kepala SMA Xaverius 1 Palembang
Drs. Y. Susilo
4. Ketua : Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Masyarakat
R.B.M. Sutartomo, B.A.
5. Wakil Ketua : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Drs. B. Wilarno.
6. Sekretaris : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Drs. Kasdi Haryanta
7. Bendahara : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana
Dra. Lucia Chia

8. Seksi-seksi:

8.1 Publikasi dan Pendataan:
8.1.1.Maria Baharuddin, S.Pd.
8.1.2.Andreas Wiyohantoro, S,Pd.
8.1.3.A. Rudy Listyanto, S.Pd.
8.1.4 Dra. M.M. Yusni
8.1.5 Dra. Lily Kohar
8.1.6 F.X. Tumpal Sihotang, S.H.

8.2 Kesekretariatan
8.2.1 Markus Tukiran
8.2.2 Teguh Rahayu
8.2.3 Anang Kisworo, S.T.

8.3 Seksi Tempat-Sarana-Dekorasi
8.3.1 Drs. A.N. Grahito
8.3.2 Sahala Simamora, S.Pd.
8.3.3 M. Yusuf
8.3.4 M. Marbun, S.T.
8.3.5 Juande Fero
8.3.4 Nurbertus Suryadi, S,Kom.
8.3.5 Rehu Falensya
8.3.6 St. Nugro S., S.Kom.
8.2.7 Yoseph Widodo
8.3.8 Tenaga Teknis: 1) Pujiyoto; 2) Purwandi; 3) F. Sakijo; 4) Mardiyanto; 5) Musidi; 6) Aidil Fitri; 7) Budiyono; 8) Pius Albertus; 9) Edy Purwanto
8.4 Seksi Acara Seremonial
8.4.1 Maria Baharuddin, S.Pd.
8.4.2 St. Agus Susanto, S.Pd.:
8.5 Seksi Keamanan dan Parkir
8.5.1 Drs. C. Dwi Waluyo
8.5.2 Drs. Edwqar Zadrak Legi
8.5.3 Rumfendy
8.5.4 Serius Ola
8.5.5 Hadi Sasongko
8.5.6 Martinus Laba
8.5.7 Triyono
8.5.8 Heriyanto
8.6 Seksi Penerima Tamu
8.6.1 Drs. B. paikun
8.6.2 Drs. B. Sugino
8.6.3 Y. Sitohang, B.A.
8.6.4 J. Ismantri, B.A.
8.6.5 Drs. Edward Bastomi
8.6.6 Dra. Nengah Sumatrhi
8.6.7 P. Susanti Rahayu
8.6.8 C, Bernardy, B.A.
8. 6.9 Y. Sumardiyono, B.A.
8.6.10 Drs. Ade Suparno
8.6.11 Dra. Lily Kohar
8.6.12 Rita Tri Mardiawati, S.Si.
8.7.13 Lilian pelitasari, S.Pd.
8.7.14 Lidwina Wulandari, S,Pd.

8.7 Seksi Koordinasi Presentasi
8.7.1 Dra. Estri Murwani
8.7.2 Herman Yoseph Sunu E., S.Pd.
8.7.3 Rizki Pusrikasari, S.Pd.
8.7.4 Hermina Setyaningsih
8.7.5 Monica Bekti Wulandari

8.9 Seksi Dokumentasi:
8.1.4.1 Video : 1. Jeddy Suparman, S.T.; 2. Ign. Purwanto
8.1.4.2 Foto : 1. Redaksi Gita ; 2.

8.10 Konsumsi:
8.10.1 E.M. Wuryaningsih
8.10.2 Lucia Sri Haryati
8.10.3 Maria Virginia
8.10.4 Maria Melaniaty, S.Pd.
8.10.6 Martina Yeni Ambarwati, S.Pd.
8.11.7 M.M. Christianty Agustine. S.Pd.
8.11.8 Yohana T., S.T.P.
8.12.9

8.11 Seksi Tata Ruang dan Penguncian
8.11.1 Juande Vero
8.11.2 Ign. Eko Ferdianto, S.Pd.
8.12 Seksi Transportasi
8.12.1 Drs. Sugito
8.13.2 F. Untung Supriyanto, S.Pd.
8.12.3 Y. Simpar
8.12.4 Ign. Sutriyanto

8.13 Seksi Tata Listrik dan Sound System:
Koordinator: Ign. Sutriyanto dan Purwandi
Anggota: 1) Danang Riyanto; 2) Ardian; 3) Benny Iswanto, S.T.; 4) Florentinus Novanda Ade Priyadi.



Palembang, Oktober 2008


…………………………………
Ketua Panitia


NB: Deskripsi tugas terlampir.(Lampiran IB)


Lampiran II

TAWARAN KERJASAMA
DAN
TATA TERTIB EKSPO PERGURUAN TINGGI 2009
SMA XAVERIUS 1 PALEMBANG

1. Tawaran Kerjasama
Panitia menyadari sepenuhnya bahwa kegiatan tersebut Ekspo Perguruan Tinggi 2009 akan berjalan baik apabila ditunjang dana yang cukup. Maka, Panitia mengajak Perguruan Tinggi, Penerbit Buku dan Sponsor/Donatur untuk dapat berpartisipasi dalam bentuk kerjasama yang kami tawarkan sebagai berikut:

1.1. Promosi Perguruan Tinggi
SMA Xaverius 1 menyediakan 33 lokal kelas untuk Ekspo Perguruan Tinggi dengan ketentuan sebagai berikut:
1.1.1. Lokal kelas Lantai I berjumlah 9 runag dengan harga setiap lokal Rp 3.500.000,00 (Mohon maaf sudah ada pemesan)
1.1.2. Lokal kelas Lantai II berjumlah 12 runag dengan harga setiap lokal
Rp 2.500.000,00
1.1.3. Lokal kelas Lantai III ada 13 lokal dengan harga setiap lokal Rp 2.000.000,00

1.2. Promosi Buku dari Penerbit
SMA Xaverius 1 menyediakan tenda di halaman dalam, harga setiap tenda Rp 3.000.000,00. SMA Xaverius 1 menyediakan fasilitas meja dan kursi yang dibutuhkan.
1.3. Pemasangan Iklan pada Poster dan Leaflet
Perguruan tinggi dan penerbit diberi kesempatan memasang iklan dalam spnaduk, poster, dan leaflet yang akan diedarkan ke sekolah-sekolah SMP dan SMA/SMK di Kota Palembang. Tarif iklan setiap perguruan tinggi atau penerbit adalah Rp 1.000.000,00
Fasilitas umum yang diberikan oleh Panitia kepada peserta pameran:
1.3.1. Pemasangan Spanduk di lokasi Ekspo Perguruan Tinggi 2009 maksimal 2 spanduk dipasang selama 4 hari.
1.3.2. Pemasangan umbul-umbul di lokasi Expo Perguruan Tinggi 2009 maksimal 5 umbul-umbul. Umbul-umbul dipasang selama 4 hari.
1.3.3. Meja dan kursi yang ada di kelas sesuai dengan kebutuhan.
1.3.4. Setiap perguruan tinggi diberi kesempatan presentasi di ruang yang telah ditentukan secara bergantian. Materi dan perlengkapan presentasi dibawa oleh pihak yang hendak presentasi disertai dengan tenaga teknisinya. SMA Xaverius 1 hanya menyediakan tempat. Jadwal presentasi akan diatur oleh Panitia.
1.3.5. Panitia menyediakan 4 kali kudapan dan makan siang 2 kali untuk 2 hari. Kudapan dan makan siang disediakan hanya untuk 3 penjaga stand, selebihnya ditanggung sendiri.

2. Tata Tertib Peserta Pameran
2.1. Dimohon tidak memaku ruang kelas.
2.2. Spanduk dan umbul-umbul yang akan dipasang diserahkan kepada panitia yang akan diatur tempat dan pemasangannya.
2.3. Peserta pameran boleh membagikan brosur atau leaftlet hanya di lokal atau teras tempat pameran, tidak boleh dibagikan di pintu gerbang, demi ketertiban.

Lampiran III

RANCANGAN KEGIATAN
EKSPO PERGURUAN TINGGI
SMA XAVERIUS 1 PALEMBANG
TAHUN 2008/2008

NO. HARI, TANGGAL PUKUL KEGIATAN KOORDIANTOR



Palembang, Oktober 2008

Lampiran IV
Rancangan Penggunaan Ruang
Ekspo Peguruan Tinggi

No. Ruang Pemakai Keterangan


Lampiran V
RINCIAN ANGGARAN
EKSPO PERGURUAN TINGGI
SMA XAVERIUS 1 PALEMBANG
TAHUN 2008/2008

1. Rencana Pengeluaran:

NO. KEGIATAN BIAYA







JUMLAH


2. Rencana Pemasukan/Sumber dana
2.1 Sponsor : Rp ……………….
2.2 Donatur : Rp ……………….
2.3 BKS : Rp ……………….
Jumlah : Rp ……………….




Palembang, November 2005

Ketua Panitia,





…………………………………..


Lampiran I B

DESKRIPSI TUGAS
EKSPO PERGURUAN TINGGI 2009
SMA XAVERIUS 1 PALEMBANG
TAHUN 2008/2009

No. Jabatan Tugas
1 Pelindung 1.1 Memberikan nasihat kepada penasihat tentang dimensi visi dan misi kegiatan;
1.2 Memberi arahan, dan nasihat kepada penanggung jawab tentang tujuan kegiatan;
1.3 Memberi arahan, nasihat, motivasi, dan semangat kepada panitia hingga memiliki rasa aman menjalankan tugasnya
1.4 Memberikan masukan hakikat kinerja kepada pantia;
2 Penasihat 2.1 Memberi arahan, nasihat, petunjuk kepada penanggung jawab tentang target diadakannya kegiatan;
2.2 Memberi arahan, nasihat, petunjuk kepada panitia untuk melaksanakan tugas;
2.3 Memberi arahan, nasihat, motivasi, dan semangat kepada panitia hinmgga memiliki rasa aman menjalankan tugasnya
2.4 Memberi arahan, nasihat, dan petunjuk kepada pantia tentang hal-hal penting-mendesak;
2.5 Menghadiri rapat panitia untuk memperkuat koordinasi antarlini panitia.
3 Penanggung Jawab 3.1 Bertanggung jawab terhadap rancangan, pelaksanan, dan evaluasi Lomba Bahasa Inggris;
3.2 Bertanggung jawab terhadap kelancaran koordinasi antarlini panitia
3.3 Bertanggung jawab terhadap persoalan makro kegiatan
3.4 Memberikan motivasi-dukungan kinerja dan semangat panitia;
3.5 Memberikan arahan terhadap masalah kondisional
3.6 Membangun kebersamaan antarlini panitia dalam melakukan kegiatan
3.7 Bertanggung jawab terhadap rancangan, pelaksanan, dan evaluasi
3.8 Bertanggung jawab terhadap kelancaran koordinasi antarlini panitia
3.9 Bertanggung jawab terhadap persoalan makro kegiatan Lomba Bahasa Inggris;
3.10 Memberikan motivasi-dukungan kinerja dan semangat panitia;
3.11 Memberikan arahan terhadap masalah kondisional
3.12 Membangun kebersamaan antarlini panitia dalam melakukan kegiatan.
4 Ketua 4.1 Menyusun rencana kerja kegiatan Ekspo Perguruan Tinggi 2008/2008;
4.2 Memimpin rapat anggota panitia untuk persiapan, pelksanaan, pleno, dan evaluasi kegiatan Ekspo Perguruan Tinggi 2008/2009
4.3 Bertanggung jawab atas penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
4.4 Menggordinasi kinerja panitia Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
4.5 Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
4.6 Mendampingi secara khusus koordinasi Panitia Inti.
5 Wakil Ketua 5.1 Bersama ketua menyusun rencana kerja kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
5.2 Bersama ketua bertanggung jawab atas terselenggaranya penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
5.3 Mewakili ketua memimpin rapat anggota panitia untuk persiapan pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
5.4 Bersama ketua membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi-Lomba Bahasa Inggris2008/2008
5.5 Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
5.6 Mendampingi secara khusus koordinasi Divisi Tempat dan Dekorasi

6 Sekretaris 6.1 Mengoordinasi adiminsitrasi dan ekdspedisi surat-menyurat yang dibutuhkan dalam kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2008;
6.2 Bersama Ketua Umum merancang rencana kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
6.3 Berkoordinasi dengan Ketua dan Bendahara dalam melaksanakan kegiatan
6.4 Menggantikan Ketua atau Wakil Ketua memimpin rapat bila yang dimaksud berhalangan hadir
6.5 Membantu Ketua dan Wakil Ketua menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
6.6 Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
6.7 Mendampingi secara khusus koordinasi Seksi Publikasi dan Pendaftaran.

7 Bendahara 7.1 Menyusun rencana anggaran dan belanja kegiatan penyelenggaraan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
7.2 Membantu menyusun proposal tentang permohonan kepada instansi/lembaga dalam rangka keikutsartaan instansi tersebut memeriahkan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
7.3 Mengecek dan mengambil uang yang ditransfer lewat bank bila ada
7.4 Kerjasama dengan sponsor dan dana
7.5 Mengatur pengeluaran dana yang dibutuhkan oleh unit kegiatan
7.6 Mencatat keluar masuk dana kegiatan
7.7 Bertanggung jawab menyusun keuangan laporan kegiatan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009;
7.8 Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Ekspo Peguruan Tinggi 2008/2009
8 Seksi Publikasi dan Pendataan 8.1 Merancang dan membuat poster dan spanduk untuk kegiatan;
8.2 Mendata sekolah – sekolah, instansi, media massa yang menjadi tempat promosi;
8.3 Menyebarluaskan poster-leaflet ke sekolah – sekolah dan instansi-instansi yang menjadi tempat promosi;
8.4 Menentukan sarana promosi: media cetak dan media elektronik;
8.5 Menyebarluaskan kegiatan melalui siswa SMA Xaverius 1
9
Seksi Sarana-Peralatan Kegiatan 9.1 Mempersiapkan keperluan sarana dan peralatan sesuai dengan kebutuhan lapangan;
9.2 Menyiapkan sarana meja-kursi secara tepat;
9.3 Menata segala keperluan teknis peralkatan lomba;
9.4 Menyiapkan sound system untuk pembukaan, penutupan, dan kegiatan lomba;
10 Seksi Sound System 9 Mengatur tata peralatan sound system untuk keperluan kegiatan
10 Mengatur tata informasi kegiatan secara terpadu melalui sound system pusat pengendali
11
Seksi Tempat dan Dekorasi 11.1 Merekap sarana dan peralatan untuk pelayanan tempat, panggung sesuai kebutuhan efektif;
11.2 Mempersiapkan tata tempat kegiatan secara tepat;
11.3 Menata tempat, perlengkapan, serta sarana kebersihan kegiatan;
11.4 Melengkapi sarana-sarana yang dibutuhkan dalam rangka kegiatan;
12 Seksi Dokumentasi 12.1 Merancang dan membuat sesi yang harus diliput dan didokumentasikan
12.2 Mendokumentasikan peritiwa-peristiwa penting kegiatan dalam CD dan foto;
12.3 Membuat album kegiatan dalam segmen judul dan keterangan yang baik dalam CD dan foto.
13 Seksi Konsumsi 13.1 Menyusun anggaran konsumsi untuk seluruh panitia dan tenaga tambahan berdasarkan komposisi susunan panitia serta kondisi terkait;
13.2 Memesan konsumsi yang diperlukan selama pelaksanaan kegiatan secara tepat seuai dengan kebutuhan lapangan dan kondisi;
13.3 Mendistribusikan konsumsi ke panitia dan tenaga tambahan yang terlibat dalam kegiatan ini sesuai dengan komposisi panitia dan keadaan lapangan;
14 Seksi Sekretariat 14.1 Kerjasama dengan Sekretaris dalam penulisan surat dan ekspedisi: proposal dan undangan yang dibutuhkan;
14.2 Merekap semua hasil rapat (notulensi) kegiatan
14.3 Membuat daftar hadir/presensi pada setiap rapat dalam rangka Pameran, Lomba, Bazaar
14.4 Membantu menyiapkan sarana ATK dll dalam kegiatan
14.5 Menerima pendaftaran kegiatan lalu didistribusikan kepada. melalui Ketua/Wakil Ketua/Sekretaris masing-masing.
14.6 Melayani keperluan kebutuhan administrasi kegiatan, baik dari penencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi kegiatan:
14.7 Membuat dokumen naskah dengan baik;


Palembang, November 2008


Panitia Ekspo perguruan Tinggi 2009,


R.B.M. Sutartomo Drs. Kasdi Haryanta
Ketua Sekretaris


Menyetujui,






Y.A.M. Fridho Mulya, SCJ Drs. Y. Susilo
Pelindung Penanggung Jawab



YAYASAN XAVERIUS PALEMBANG
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) XAVERIUS 1
TERAKREDITASI A ( AMAT BAIK )
Jalan Bangau No. 60/1258 Palembang – 30113
 (0711) 358005, Fax. (0711) 373061, Email : sma_xav1@telkom.net

Nomor : November 2008
Lampiran : 1 berkas proposal
Hal : Tawaran Kerjasama


Kepada
Yth. : Bapak/Ibu Pimpinan
______________________________________
di
______________________________________


Dengan hormat,

Kami, Panitia Expo Perguruan Tinggi 2009 SMA Xaverius 1 Palembang, bermaksud mengajak Bapak/Ibu untuk berpartisipasi sebagai peserta, sponsor/donatur dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut.

Bersamaan dengan kegiatan Expo Perguruan Tinggi ini, kami selenggarakan Pameran Produksi dan buku serta mengundang orang tua siswa SMA Xaverius 1 Palembang.

Pelaksanaan kegiatan pada:
hari : Jumat s.d. Sabtu
tangal : 18 dan 19 Januari 2009
waktu : Pukul 08.00 – 16.00
Tempat : SMA Xaverius 1
Jalan Bangau No. 60/1258 Palembang
Sumatera Selatan

Tawaran harga dan ketentuan lainnya terlampir.

Demikian tawaran kerjasama ini kami sampaikan.
Atas kesediaan dan kerjasama Bapak/Ibu untuk membantu dan mendukung kelancaran kegiatan ini, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,




R.B.M Sutartomo. B.A Drs. Kasdi Haryanta
Ketua Sekretaris




Mengetahui,
Kepala Sekolah, Ketua Komite Peduli Pendidikan


Drs.Y.Susilo ......................
NIP 131627664



YAYASAN XAVERIUS PALEMBANG
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) XAVERIUS 1
TERAKREDITASI A ( AMAT BAIK )
Jalan Bangau No. 60/1258 Palembang – 30113
 (0711) 358005, Fax. (0711) 373061, Email : sma_xav1@telkom.net



PERNYATAAN KERJASAMA


Yth. Panitia Ekspo Perguruan Tinggi 2009 SMA Xaverius 1 Palembang
di
Palembang


Dengan hormat,

Dalam rangka mendukung kegiatan Ekspo Perguruan Tinggi 2009 SMA Xaverius 1 Palembang, dengan ini kami:
1. Nama : ____________________________________________________
2. Jabatan : ____________________________________________________

3. Nama Perguruan Tinggi/Penerbit: _____________________________________
____________________________________________________
4. Alamat : ____________________________________________________
____________________________________________________
5. Telp./HP. : ____________________________________________________

mendukung kegiatan tersebut sebagai:
Peserta Ekspo Perguruan Tinggi Ruang Nomor
Peserta Pameran Buku dari Penerbit
Memasang Iklan dan Poster/Leaflet
(beri tanda () pada option yang dipilih)

Dana sesuai ketentuan panitia kami transfer melalui Bank


________________, ________________ 2008




__________________________

Catatan:
1. Lembar Pernyataan dapat di fax ke (0711) 373061 atau dikirim langsung kepada Panitia Expo Perguruan Tinggi 2008, SMA Xaverius 1 Palembang, Jalan Bangau No. 60/1258 Palembang, Sumatera Selatan.
2. Lembar Pernyataan dikembalikan paling l;ambat tanggal 5 januari 2009

MENYUSUN PROPOSAL KEGIATAN

MENYUSUN PROPOSAL KEGIATAN

Suatu organisasi, kelompok, lembaga, instansi, atau bentuk perkumpulan yang lain, biasanya mempunyai, vivi, misi, tujuan, target, dan program tertentu yang telah dirancang, disusun, dan ditetapkan. Konsekuensi logisnya, hal-hal tersebut menuntut adanya suatu perancangan yang demikian baik demi tercapainya sasaran yang ditetapkan. Suatu visi, misi, tujuan, taget dan program sulit membawa hasil seperti yang diharapkan bila tidak dirancang dengan baik. Relevansinya, semua itu harus disertai dengan pelaksanaan yang baik pula. Oleh karena itu, menyusun rencana operasional kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan. Dalam dinamika organisasi, kelompok, lembaga, instansi atau bentuk pekumpulan yang lain, hal-hal di atas sudah merupakan bagian internal yang tidak terpisahkan dalam putaran roda aktivitas kegiatan, bahkan kesehariannya.
Pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi memerlukan perancangan yang baik demi efisiensi dan efektivitas, baik dari segi waktu maupun anggaran. Dalam kaitan ini sebelum melaksanakan bentuk kegiatan tersebut perlu disusun suatu rancangan secara keseluruhan, yang biasa disebut proposal. Proposal (nomina) merupakan rencana kegiatan yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja (KBBI, 1991: 791). Menurut John M. Echol dan Hassan Shadily, proposal (n) berarti 1) usul; lamaran; anjuran/saran; sedangkan propose (adv.) berarti 1) mengusulkan; 2) bermaksud, berniat; 3) mengemukakan; 4) menganjurkan; dan 6) menawarkan. Dari pengertian definitif ini kita dapat mengerti bahwa proposal mengandung beberapa poin sehubungan dengan pelaksanaan suatu kegiatan.
Banyak hal yang berhubungan degan pelaksanaan operasional suatu kegiatan, antara lain:
1. dasar pemikiran/latar belakang masalah;
2. landasan kegiatan/dasar kegiatan;
3. jenis kegiatan;
4. tujuan/maksud kegiatan;
5. pelaksanaan kegiatan:
5.1 hari, tanggal pelaksanaan kegiatan;
5.2 tempat diadakannya kegiatan;
5.3 waktu pelaksanaan kegiatan;
6. pelaksana kegiatan;
7. peserta kegiatan;
8. peralatan/sarana/perlengkapan kegiatan;
9. transportasi dan akomodasi;
10. dokumentasi;
11. konsumsi;
12. anggaran kegiatan:
12.1 rencana pengeluaran;
12.2 sumber dana.
13. dan lain-lain.

Sealain hal tersebut, dalam konteks kegiatan tertentu diperlukan unsur lain. Misalnya tema, aspek teknis lain semisal cara pendaftaran, persyaratan peserta, technical meeting, dewan juri, keterangan perihal piala, piagam, hadiah, atau pengahargaan.

Unsur-unsur di atas bukanlah “kartu mati”, melainkan semuanya harus disesuaikan dengan jenis kegiatan, ruang lingkup, situasi, keadaan, teknis pelaksanaan kegiatan, dan realita yang ada sehingga dari awal hingga akhir kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar, sekaligus efektif dan efisien. Beberapa di antaranya memang bersifat tetap, seperti dasar pemikiran, landasan kegiatan, tujuan, pelaksanaan, sarana, dan anggaran, namun ada juga yang sangat kondisional, misalnya transportasi, dokumentasi, konsumsi.
Semua hal tersebut memerlukan ketangguhan, kesigapan, kecermatan, ketepatan bekerja, kekompakan semua konstituen, keterbukaan/transparansi anggaran, kesabaran bersikap, kedewasaan dalam berpikir, berkata, dan berbuat, bertindak, atau berperilaku, dan kebijakan dalam mengambil keputusan.



Selamat bekerja!

KETERANGAN:


1. Dasar pemikiran:
Dasar pemikiran merupakan latar belakang yang mendasari diadakannya suatu kegiatan. Latar belakang dalam hal ini merupakan hal-hal atau peristiwa fenomenal, aktual, urgen, siginifikan, dan mendasar yang memberikan gambaran deskripsi argumentatif logis bahwa kegiatan yang akan diadakan tersebut memang layak dan perlu.

Pola penalaran yang dapat dipakai adalah deduktif – induktif. Artinya, bagian dasar pemikiran ini kita mulai dari pernyataan yang bersifat umum global universal, menuju ke hal yang bersifat nasional, lokal, bahkan sublokal atau internal, jika perlu. Berdasarkan penalaran tersebut pembaca dapat mengetahui bahwa kegiatan yang akan diadakan memang pantas diadakan dan membawa manfaat, terutama bagi peserta, meski kadang hanya bagi kalangan tertentu.

Peristiwa fenomenal merupakan peristiwa yang menggejala; bisa jadi keluar dari jalur kebiasaan atau asumsi masayarakat umum dan bersifat trend. Gambaran peristiwa atau fenomena ini perlu dikemukakan sebab di sini akan terungkap urgensitas, kemendesakan, keakuratan, aktualitas, siginifikansi, trendy, dan sumbangannya bagi kalangan tertentu, ilmu pengetahuan, hidup maupun kehidupan, hingga tak perlu diragukan lagi.

Secara struktural bagian ini sedikitnya terdiri atas tiga paragraf. Paragraf pertama mengemukakan pernyataan umum, bisa universal/global, dikembangkan dengan pola deskripsi yang baik, menuju ke hal yang bersifat nasional, dan ke lokal pada paragraf berikutnya. Sedangkan paragraf ketiga berisi pernyataan yang kondisional sublokal atau intern sehubungan dengan fenomena di atas sehingga akhirnya membawa pembaca ke arah kesimpulan bahwa kegiatan tersebut perlu dan layak diadakan.


2. Landasan kegiatan
Landasan kegiatan merupakan bagian proposal berupa asas fundamental yang mendasari diadakannya suatu kegiatan, ditinjau dari segi legalitas dan yuridisnya. Oleh karena itu, landasan kegiatan ini dapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: 1) landasan idiil; 2) landasan konstitusional; dan 3) landasan operasional. Dalam versi negara kita landasan idiil adalah Pancasila, dan landasan konstitusional adalah UUD 1945. Sedangkan landasan operasionalnya adalah asas-asas hukum yang mendasari atau memberi legitimasi legalisasi diadakannya suatu kegiatan. Misalnya surat keputusan, hasil rapat, program kerja, dan lain-lain.

3. Tujuan kegiatan
Tujuan kergiatan dalam proposal merupakan bagian yang beririsi perincian maksud dan sasaran (hasil) yang akan dicapai melalui suatu kegiatan. Dalam hal ini perlu diperhatikan subjeknya dan apa yang dilakukannya. Sangat mungkin saja tujuan kegiatan lebih dari satu, baik subjek maupun sasarannya. Makanya, perlu dibuat suatu skala prioritas dari tujuan tersebut sebagaimana urutan kepentingan dan nonomornya.

4. Pelaksanaan kegiatan
Bagian ini bersisi keterangan operasional kegiatan. Keterangan tersebut dapat berupa:
4.1 hari, tanggal;
4.2 waktu à berisi keterangan waktu, dari mulai hingga selesai pukul berapa?;
4.3 Tempat àbersisi keterangan ruang, tempat, atau lokasi diadakannya kegiatan tersebut;
4.4 Jadwal kegiatan à berisi rincian jadwal per satuan waktu beserta kegiatannya, disertai dengan perincian seluruh konstituen atau pihak yang terlibat.
5. Pelaksana
Bagian ini berisi keterangan pihak yang menyelenggarakan, mengoordinasi, dan bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Biasanya disebut panitia. Secara struktural panitia terdiri atas beberapa pihak, ketua, wakil ketua, sekretaris, wakil sekretaris, bendahara, wakil bendahara, dan seksi-seksi yang relevan dengan kegiatan tersebut. Misalnya, seksi pendaftaran, seksi usaha, seksi pameran, seksi penjurian, seksi dokumentasi, seksi publikasi, seksi konsumsi, seksi perlengakapan, seksi transportasi, seksi keamanan, seksi akomodasi, seksi acara, seksi hiburan, dan lain-lain. Selain hal tersebut sering ditulis juga penasihat, penanggung jawab, koordinator, pembimbing, dan lain-lain. Susunan kepanitiaan biasanya dilampirkan.

6. Peserta
Bagian ini diisi dengan keterangan subjek yang akan menjadi pelaku kegiatan tersebut. Dalam hal ini perlu dituliskan spesifikasinya, misalnya tingkat pendidikan, ruang lingkupnya, dan jumlahnya. Jika pesertanya sudah jelas tentang spesifikasi dan jumlahnya, kita dapat melampirkan nama-nama dan atributnya, misalnya untuk studi wisata.

7. Sarana
Bagian ini diiisi dengan keterangan tentang peralatan ataupun perlengakapan yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Misalnya festival band memerlukan alat antara lain 3 buah gitar, perangkat drum, sound system, panggung dan dekorasi.

8. Transportasi, akomodasi, dan dokumentasi
Bagian ini berisi ketrangan sarana angkutan yang digunakan, misalnya kunjungan wisata ke luar kota, outwar bound montainering, bakti sosial ke luar kota, atau yang lain. Akomodasi berkaitan dengan keperluan yang bersifat situasional dan kondisional, misalnya penginapan saat berkunjung ke luar kota. Sedangkan dokumentasi umumnya berkaitan dengan sarana fotografi atau rekaman gambar, misalnya film, kamera, dan handycam. Keterangan tersebut diperincikan dengan jelas, terutama relevansinya dengan penentuan anggaran secara keseluruhan.

9. Anggaran
Bagian ini berisi keterangan rancangan pengeluaran dan sumber dana untuk kegiatan (debet- kredit). Keterangan yang dibuat menyangkut seluruh keperluan keuangan dari setiap bagian kegiatan, baik keperluan administrasi, sarana, transpotasi, akomodasi, konsumsi, dokumentasi, maupun unsur yang lain. Semuanya harus diperincikan rancangannya secara lengkap serta keterangan jumlah yang jelas disertai peruntukannya. Dalam sumber dana diberi keterangan asal perolehan keuangan, misalnya anggaran per seksi dalam program tahunan, serta sponsor, jika ada. Semuanya harus bisa dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti pemakiannya.


Sebagaimana telah dikatakan di atas, beberapa unsur perlu diberi perincian secara jelas dan ditaruh dalam lampiran. Hal ini disusun sesuai dengan keperluan dan demi kejelasan kegiatan. Semua itu bermanfaat dalam teknis operasional kegiatan sehingga terjalin koordinasi yang baik antarpihak yang terlibat di dalamnya. Di sisi lain panitia perlu membuat rincian tugas (job description) setiap pihak yang dilibatkan, terutama berkaitan dengan tugas dan kewajibannya
Henry Ford pernah mengatakan, “Datang bersama adalah sduatu permulaan. Tetaplah bersama adalah suatu kemajuan. Kerja bersama adalah kesuksesan”.


--------------
tt/240902/skrj